EMP ENERGY MÜHENDİSLİK ELEKTRİK TAAHHÜT VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
KVKK KİŞİSELVERİ KORUNMA, İŞLENME, SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
- AMAÇ
İşbu imha politikası EMP ENERGY MÜHENDİSLİK ELEKTRİK TAAHHÜT VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİkısaca (“EMP ENERGY”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin Anayasamız ve 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin EMP ENERGY tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle EMP ENERGY nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması, Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
- KAPSAM
Bu Politika EMP ENERGY ‘de görev yapmakta olan çalışanların, çalışan adaylarının, ziyaretçilerin, iş birliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişileri ve üçüncü kişilerin çalışanlarının tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kişisel verilerin işlenmesine ve bu verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkindir.
Politika, Şirketimizce yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.
- İLGİLİ MEVZUAT
Bu Politika 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırlanmıştır.
- TANIMLAR
| Kanun/KVKK: | 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
| Kurul/Kurum: | Kişisel Verileri Koruma Kurulu/Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
| Anonim hâle getirme: | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini, |
| Kişisel Verilerin Silinmesi: | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini, |
| Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini, |
| Kişisel Verilerin İmha Edilmesi: | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini, |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi: | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen 2 otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, |
| İlgili Kişi: | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda tanımlanan kişisel Veri sahiplerini, |
| İlgili Kullanıcılar: | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri, |
| Açık Rıza: | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı, |
| Periyodik İmha: | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini, |
| Özel Nitelikteki Kişisel Veri: | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, |
| Veri İşleyen: | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi, |
| Veri Kayıt Sistemi: | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,(VERBİS) |
| Veri Sorumlusu: | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, |
| Kişisel Veri İşleme Envanteri: | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter |
| Yönetmelik: | 28 Ekim 2017 tarihli 30224 sayılı Resmî Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği ifade eder. |
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE İLKELER
EMP ENERGY nezdinde mevcut ya da edinilen kişisel veriler KVKK madde 4 uyarınca hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel olacak şekilde, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmekte, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak kullanılmakta ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan ve Şirketçe işbu Politikada belirlenen süre kadar muhafaza edilmektedir.
Genel kaide, kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenmemesidir. Ancak, KVKK madde 5’te belirtilen ve aşağıda sayılan hallerde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın kişisel verinin işlenmesi mümkündür:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hali.
İlgili kişiler, kişisel veri işleme süreçlerine ilişkin olarak, Şirketimiz tarafından KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak aydınlatmakta ve kişisel veri sahiplerinin bilgi talep etmeleri durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.
Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesi ve aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen ve Kurul tarafından ortaya konulan düzenlemeleri takip etmekte ve bu düzenlemelere uygun davranmaktadır.
- ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
6.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
EMP ENERGY nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur. Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. EMP ENERGY her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
| a) Matbu ortamlar: | Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır. |
| b) Yerel dijital ortamlar : | EMP ENERGY bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır. |
| c) Bulut ortamlar : | EMP ENERGY ’nin kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.
|
6.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
EMP ENERGY, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
6.2.1. TEKNİK TEDBİRLER
EMP ENERGY, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
- Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri ile bu verilerin muhafazası ve bu verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesini önleme işlemleri güncel teknik sistemler kanalıyla icra edilmekte ve denetlenmektedir. Bu sistem periyodik olarak teknolojideki gelişmelere uygun olarak güncellenmekte, bu sisteme ilişkin alınan teknik önlemler periyodik olarak denetlenmektedir.
- Kâğıt ortamında tutulan evraklar, sunucular, yedekleme cihazları, CD, DVD ve USB gibi cihazların muhafaza ve koruması için ek güvenlik önlemleri alınmakta, ayrı bir yer de muhafaza sağlanmakta, bu alanların fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
- Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.
- Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmakta, düzenli olarak güvenlik taramaları yapılmaktadır.
6.2.2. İDARİ TEDBİRLER
EMP ENERGY, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
- Kişisel veri işleme ve imha süreçlerine ilişkin kuralların ve yükümlülüklerin belirlendiği işbu Politika hazırlanmış, ilgili kişilere, çalışanlarımıza, işbirlikçilerimize ve kamuoyuna duyurulmuş olup bu Politika uyarınca veri işleme faaliyetlerinin yürütümü sağlanmaktadır.
- Kişisel verilere erişimi olan tüm EMP ENERGY çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için eğitimler verilmektedir.
- Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
- Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
- Şirket ile çalışanlar arasındaki ilişkiye ilişkin sözleşme ve belgeler gözden geçirilmiş olup iş sözleşmesi ve Şirket için ilan edilen yönetmelik ve diğer dokümantasyon KVKK mevzuatı kapsamında gözden geçirilerek uyum çalışması yapılmaktadır. Anılan dokümanlara Şirketin talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanlar bilgilendirilmekte ve buna ilişkin zamanlı zamansız denetimler yürütülmektedir.
- Kişisel verilere ulaşımı olan çalışanlardan, öğrenilen kişisel verileri KVKK mevzuatı uyarınca başkasına açıklayamayacağı, işleme amacı dışında kullanılamayacağı konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli gizlilik taahhütleri alınmaktadır.
- Kişisel verilen saklanmasına ilişkin olarak teknik gereklilikler sebebi ile şirket dışından hizmet alınması halinde kişisel verilerin bu firmalara yine KVKK’ya uygun şekilde aktarılması kaydıyla bu firmanın ve firma personelinin kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin mevcut sözleşmelere hükümler eklenmekte ya da bu kapsamda ayrı sözleşmeler yapılmaktadır.
- KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI GENEL PRENSİPLER & İSTİSNALAR
Şirket tarafından elde edilen kişisel veriler, kişisel verilerin işlenme amaçlarına uyumlu olarak, üçüncü kişilere aktarılabilir. Kişisel verilerin aktarılmasında ilgili kişinin açık rızasının alınması esastır.
Aşağıda sayılan hallerde ilgili kişinin açık rızası olmaksızın kişisel verinin aktarılması mümkündür:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hali.
- KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU, İŞLENME AMAÇLARI, SAKLANMASI
KVKK madde 10 uyarınca veri sorumlusu olarak Şirketimiz ilgili kişilere veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, hangi kişisel veri sahibi grupları ve hangi kişisel verilerini işlediğini, kişisel veri sahibinin kişisel verilerinin işlenme amaçlarını ve saklama sürelerini aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel veri sahibine bildirmektedir.
| Kişisel Veri | Kategorizasyon & Açıklama |
| Kimlik Bilgisi | Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adıbaba adı, doğum yeri, doğum tarihi, medeni durum, kan grubu, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası, fotoğraf vb. bilgiler |
| Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | Eş veya çocukların isim, soy ismi ve bu kişilerin iletişim bilgileri |
| İletişim Bilgisi | Telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgileri |
| Müşteri Bilgisi | Ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler. |
| Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, çalışanların ulaşımının sağlandığı şirket servis araçlarında, fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera ve ses kayıtlıları ile sair kayıtlar ve belgeler |
| İşlem Güvenliği Bilgisi | Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel veriler |
| Finansal Bilgi | Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler. |
| Özlük Bilgisi | Çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri. |
| Çalışan Adayı Bilgisi | Şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler |
| Denetim ve Teftiş Bilgisi | Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler. |
| Özel Nitelikteki Kişisel Veri | 6698 Sayılı Kanun’un 6ıncı maddesinde belirtilen veriler |
| Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veyaşikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler |
- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
9.1. SAKLAMA NEDENLERİ
EMP ENERGY bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
9.1. SAKLAMA SÜRELERİ
Saklama Süreleri Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
| VERİ KATEGORİSİ | SAKLAMA SÜRESİ |
| Kimlik: | İlgili sözleşmenin/hukuki ilişkinin sona ermesini takiben 10 yıl |
| İletişim: | İlgili sözleşmenin/hukuki ilişkinin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Lokasyon: | 10 yıl |
| Özlük: | İş sözleşmesinin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Müşteri İşlem: | İlgili sözleşmenin/hukuki ilişkinin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Hukuki İşlem: | İş sözleşmesinin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Finans: | İş sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Mesleki Deneyim: | İş sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Sağlık Bilgileri: | İş sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar: | İş sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri: | İş sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Biyometrik Veri: | İş sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
| Çalışan Adayı Bilgisi: | 2 yıl |
| Çalışan Bilgisi: | İş sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl |
- KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
10.1. İMHA NEDENLERİ
EMP ENERGY bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
EMP ENERGY tarafından kullanılması zorunlu olan kişisel veriler silinmez, zorunluluk arz etmeyen kişisel veriler ise veri imha sürelerine göre silinir, saklanmaz. Kişisel verisi işlenen ilgili kişi başvuru formu ile kişisel verisinin imha edilmesini talep eder ise EMP ENERGY tarafından ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
10.2. İMHA YÖNTEMLERİ
EMP ENERGY, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
10.2.1. YOK ETME YÖNTEMLERİ
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
| Fiziksel yok etme : | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
| Fiziksel yok etme : | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
|
| Anonim hale getirme : | Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. |
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
| Yazılımdan güvenli olarak silme: | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. |
10.2.2. ANONİMLEŞTİRME YÖNTEMLERİ
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. EMP ENERGY, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır.
10.3. İMHA SÜRELERİ
EMP ENERGY, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden EMP ENERGY‘e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; EMP ENERGY talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. EMP ENERGY ’nin talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. EMP ENERGY, her halde yapılan işlemle ilgili kişiye bilgi verir.
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep EMP ENERGY tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
10.4. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; EMP ENERGY işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha süreçleri her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
11.GÜNCELLEME VE UYUM
EMP ENERGY, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.
İşbu Politika Şirket’in internet sitesinde yayınlanır ve talep üzerine kişisel veri sahiplerinin erişimine sunulur. İşbu Politika gerek duyulan hallerde ve ihtiyaç halinde güncellenir ve değişiklik internet sitesinde yayınlanmak suretiyle yürürlüğe girer.
-son-